OPSP – meeskond ühele lehele

Kui soovid, et sinu meeskond oleks ühel lehel, pead sa selle lehe looma.

OPSP vormi saad alla laadida siit

OPSP (One Page Strategy Plan)  on laialt kasutatav ja end praktikas tõendanud väga efektiivne töövahend. See on loodud tagamaks organisatsiooni joondatuse ühisele eesmärgile, määratledes ettevõtte lühiajalise tegevusfookuse ning sidudes selle organisatsiooni iga liikme panusega ehk kohustumusega (accounatbility). Kui ettevõttes on plaanis rakendada OKR (Objective and Key Results), siis OPSP aitab kvartali plaanid siduda organisatsiooni strateegilise sihiga.

Töövahend on jaotatud 7-ks veeruks, mis nõuab, et vastatud saavad igasuguse ettevõtmise aluseks olevad 7 põhiküsimust:

• Kas see, mida plaanime, läheb kokku meie väärtushinnangutega? (1 veerg);
• Miks me teeme seda ehk meie koostöö tähendus ja siht? (2 veerg);
• Kuhu peame jõudma oma eesmärgi saavutamiseks? (3 veerg);
• Mis peab saama tehtud järgmisel 12-l kuul? (4 veerg) ;
• Kuidas asjad tehtud saavad ehk lühiajaline fookus? (5 veerg)
• Millele hetkel fokusseerida? (6 veerg)
• Kes, mida ja millal teeb, et asjad saaksid tehtud?

Töövahendis on võimalikult palju kasutatud standardseid strateegilise planeerimise mõisteid – Väärtused, Missioon, Aasta eesmärgid jmt.. Kui need keerulised mõisted tekitavad teie meeskonnas segadust, lähtu eelmainitud 7-st põhiküsimusest ning püüa neile saada konkreetsed vastused.

Neli esimest veergu on nn strateegilise mõtlemise (Strategy Thinking)  osa ning nende täitmisel on soovitav eelnevalt meeskonnaga läbi arutada Ettevõtte põhialused ja Strateegia.

Kolm viimast veergu on seotud elluviimisega (Execution planning) ehk kvartali fokusega. Protsessi lihtsustamiseks soovitame võtta kasutusele Radical Focus metoodika (OKR), mis on lihtsamini rakendatav ning lihtsamini meeskonnale mõistetav. Kõik Radical Focus sessiooni käigus kokkulepitu on lihtsasti võimalik kanda käesolevale vormile.

OPSP on koostatud nii, et selle elemendid on joondatud nii horisontaalselt kui vertikaalselt, luues loogilise tervikliku raamistiku, kus strateegilise visiooni elluviimiseks tuleb saada paika kõik selle realiseerimiseks vajalikud komponendid. Selles tabelis ei ole palju ruumi kirjutamiseks, seega ole mõtete väljendamisel konkreetne.

Tabelit täites mõtle, et see on nagu suur ristsõna või Sodoku puzzle. Esiteks täida ära need osad mida oskad ning siis saad teada, mis on puudu või vajavad täpsemat sõnastamist.. Ülevalt alla ja siis paremale on täitmise põhireegel. Hea plaan praegu on parem, kui suurepärane plaan kusagil määramatus tulevikus.

Jim Collins oma raamatus “Loodud kestma” on öelnud, et suurpärastes ettevõtetes on paralleelselt toimimas kaks dünaamikat  – Säilitage põhisisu ja innustage arengut. See kahesuunaline tasakaal on ehitatud OPSP-sse sisse:  3 esimest  veergu kirjeldavad ettevõtte põhiseisu ja 4 parempoolset on suunatud sellele, et organisatsioon otsiks pidevalt ning dünaamiliselt parimaid võimalusi arenguks.

Kokkuvõtteks tagab OPSP protsess organisatsioonile:

1. raamistiku, mis  võimaldab struktuurselt lahti kirjutada teie ettevõtte visiooni elemendid;
2. ühise keele ning arusaama, mis on ettevõtte visioon;
3. hästi toimiva regulaarse rutiini, mis hoiab teie ettevõtte visiooni ajakohasena ja vajaliku tööriistana.

Jalus: trendid, tugevused ja nõrkused
(strengths, Weaknesses and Trends)

Enne kui hakkad OPSP raamistiku veerge täitma palun vasta järgmistele küsimustele:

• Trendid – millised on muudatused klientide käitumises, tehnoloogilistes muudatustes ning konkurentide käitumises, mis võivad oluliselt mõjutada meie ettevõtte arenguvõimalusi 3-5 aasta perspektiivis? Püüa leida 6 olulisemat.
• Tugevused – millised kompetentsid/võimekused tuleb ettevõttesse luua, mis aitavad trendid muuta ettevõtte konkurentsieeliseks? Vali välja 3 kõige olulisemat. Less is more. Tavaliselt on need asjad, mis on seotud kompetentsidega, mida meile meeldib teha ning mis tagavad meile piisavad tulud tulevikuks. Häid juhtnööre leiad Jim Collinis raamatust “Loodud kestma” (alapeatükk “Siili strateegia”).
• Nõrkused – millised on meie harjumused ja käitumismustrid, mis takistavad meil arenemast ning kasvamast? Ole enda vastu aus.  Harjumustel on suurim jõud asjade ära tegemisel, kuid nad võivad saada meie suurimaks vaenlaseks. Suurim takistus ettevõtete kasvus on sisemised sõltuvused, mis on otseselt seotud käitumismustritega ettevõttes (põhiväärtused).  Ole konkreetne, vali välja 3, mis tunduvad kõige olulisemad.

Sarnaselt Kliendi väärtuspakkumisega soovitame ettevõtte juhil oma lähimate mõttekaaslastega esitada need küsimused vähemalt korra kuus. See on oluline lähteinfo nii aasta eesmärkide kui kvartali eesmärkide seadmisel.

Lühiülevaade OPSP 7 veeru olemusest ja juhised nende täitmiseks:

• Veerg 1 (Kuidas me käitume?) – ettevõtte üldised põhimõtted, millest peaksid ettevõtte töötajad lähtuma oluliste otsuste tegemisel. Tavaliselt on need kirja pandud kui ettevõtte põhiväärtused. Kui need on igapäevases elus otsustamise ja käitumise aluseks, siis vabanete 2/3 protseduurireeglitest ning võite julgelt anda inimestele 2 korda rohkem otsustusõigust. Neist sõltub otseselt ettevõtte arengu kiirus ja toimimise efektiivsus.
• Veerg 2 (Miks?) – kuidas ettevõtte oma tegevusega plaanib muuta maailma paremaks (või lähikonda), mõte mis annab ettevõtte tegevusele tähenduse ja sisu. Tavaliselt on see kirja ettevõtte missioonina. Arusaamaks selle olulisusest palun loe läbi Simon Sineki raamat Start with Why või vaata selle lühikest kokkuvõttet.
  • Missioon (Prupose) – inspireeriv idee väljend, ettevõtte põhjanael, mis annab ettevõtte tegevusele tähenduse ja üldise suuna. Üks hea näide ettevõtte inspireerivat missioonist (South West Airlines SWA).
  • Actions – ettevõtte juhtkonna poolsed tegevused järgmisel 90 päeval, et tagada et ettevõtte põhialused toimiksid ning need oleksid lahutamatu osa ettevõtte igapäevasest tegevusest.
  • Profit per X – mõõdik, millele on optimeeritud ettevõtte ärimudel (näiteks kasum lennukile (SWA), kasum kliendile (telco), kasum teenusele (Google), kasum tootekategooriale (Amazon) jmt.). Kui ettevõtte suurendab selle ühiku mahtu, siis sellega üheses korrelatsioonis peab kasvama ka ettevõtte kasum. Profit per X on põhimõõdik, is tõendab, et teie strateegia eritub konkurentidest ning tagab ettevõtte arenguks piisava tulu. Selle mõõdiku maksimeerimiseks optimeeritakse kõik organisatsiooni operatsioonid.
  • BHAG (Big Hairy Audacious Goal)  – mõõdetav osa missioonist, mis on ettevõtte eesmärk 10 – 15 aasta perspektiivis. Eesmärk vastama nn Mount Everesti standardile – kõik peavad saama sellest üheselt aru, kuhu on plaan jõuda ja kuidas mõõdetakse et see tulemus on saavutatud.
• Veerg 3 (Kus?) – kus on ettevõtte kui ta on oma mahud 2 kordistanud (tavaliselt 3 – 5 aasta perspektiiv).
  • Kuupäev  – pane kirja konkreetne kuupäev, milleks sihte sead.
  • Majandusnäitajad – olulisemad kvantitatiivsed näitajad, mis iseloomustavad ettevõtet, kui oled jõudnud sellesse teepunkti (käive, kasum, ettevõtte väärtus, vaba raha jmt.). Pane kirja 3-4 olulisemat näitajat.
  • Liivakast (Sandbox) – turud ja selle segmendid, kus ettevõtte soovib edu saavutada. Tunne täpselt kes on sinu klient ning mis on see asi/väärtus mida tegelikult  ta sinult ostab. Ole siin konkreetne, kui siin eksid, siis kahjuks võid joosta vales suunas – kaotad väärtusliku aega ja raha.
  • Millised võimekused (Key Thrusts/ Capablities) tuleb organisatsioonis luua, et organisatsioon on suuteline seatud eesmärgi ning kliendile antud lubaduse (Väärtuspakkumine) täitma. Positsioon sihtturul, rakendatud tehnoloogiad või sisemised süsteemid, mis loovad eeldused eesmärgi (BHAG) ja kliendile antud väärtuspakkumise täitumiseks.
  • Brand Promise (Väärtuspakkumine) – mis on teie ettevõtte väärtuspakkumine kliendile. Mis on need 2 – 4 olulisemat aspekti, millel baseerub teie väärtuspakkumine – ehk kõige lihtsam küsimus, miks peaks klient teid eelistama 1000 teise teenuskonkurendile. Mille poolest te eristute?
  • Brand Promise KPI ( Keep Promise Indicators) – 2 – 4 mõõdikut, mida te olete suutelised mõõtma iganädalaselt veendumaks, et te oma väärtuspakkumuse lubatustest kinni peate. Kui need ei pea paika, siis kliendid ei ole rahul teie teenusega ega soovita teid ja teenus teistele. Väärtuspakkumise sõnastamisel leiad huvitavaid ideid artiklist – The-4Ps-Are-Out-The-4Es-Are-in-Ogilvy-Mather.
• Veerg 4 (Mis? Mida?) – mis on ettevõtte järgmise 12 kuu eesmärgid, mida on vaja saavutada on et ettevõtte visioon täituks.
  • Aasta majandustulemused/eesmärgid (P/L) – pange kirja, milliseid majandustulemused on plaan 12 kuu perioodi lõpuks saavutada. Võtmetulemiuste täitumine peab tagama organisatsioonile jätkusuutlikkuse ning nende kohta öeldakse, et need tuleb saavutada. Arengu tagamiseks on vaja, et nende tulemuste saav utamiseks on vaja tõeliselt pingutada.
  • Aasta prioriteedid/arenguinitsiatiivid (B/S) , ehk milliste uute võimekuste loomisele organisatsioon suunab oma energia järgmisel 12 kuul, et tagada nii planeeritava aasta majandustulemuste ja  tulemuste täitumine ning mis loovad ettevõttele uue võimekuse strateegia elluviimiseks.Ei ole võimalik ära teha 90 päeva jooksul.
  • Kui oled aasta majandustulemused/eesmärgid ja võtmeinitsiatiivid kirja pannud, määratle mõlemal bloki jaoks üks
    • kriitiline number  – kui kõik on oluline, siis miski ei ole oluline. Mõtle läbi, mis on kõige kriitilisem võtmetulemus, mis tagab olulise läbimurde ettevõtte arengus. Käive ja kasum on tulemused, kuid kriitiline number on võimaldaja.
      • üks tulemusele suunatud – (P/L) – näiteks käibe kasv;
      • üks sooritusvõime parendamisele suunatud –  (B/S) – näiteks klientide arvu või kliendiväärtuse kasv
• Veerg 5 (Kuidas) – mis on ettevõtte kõige olulisem prioriteet (Fookus) järgmiseks 90 päevaks (Kriitiline Number / Eesmärk) ning olulised tegevused, mis tagavad selle täitumuse. Soovitame siin kasutada nende sõnastamiseks Radical Focus metoodikat.
  • Majandustulemused – pane kirja, milliseid majandustulemused peab ettevõtte saavutama igal juhul 90 päevaga;
  • Rocks – pane kirja kõige olulisemad arengu läbimurded, mis on vaja luua 90 päeva jooksul, mis oluliselt parendab  organisatsiooni jätkusuutlikkust ning  konkurentsivõime kasvu. Iga initsiatiivi taha märkige, kes meeskonnas on selle koordinaator.
  • Kui kvartali majandustulemused ja prioriteedid on kirja pannud, määratle mõlemal bloki jaoks üks:
    • kriitiline number  – kui kõik on oluline, siis miski ei ole oluline. Mõelge meeskonnaga  läbi,  millise tulemuse saavutamisel või areng läbimurdel on kõige suurem, mõju ettevõtte arengule.
      • üks tulemusele suunatud – (P/L) – milline majandustulemuse oluline parendamine aitab enim kaasa organisatsiooni arengule. Mis tulemus peab millest milleks muutuma
      • üks sooritusvõime parendamisele suunatud –  (B/S)  – milline arenguläbimurre loob suurima potentsiaali organisatsiooni arengule. Kirjeldage arengu läbimurre, läbi tulemuse mida see mõjutab, ehk kuidas väärtus loob. Näiteks CRM süsteemi võtame kasutusele selleks, et uute klientide ja tellimuste saamine muuta odavamaks ja  kiiremaks või kasvatada kliendi.eluea väärtus. Kriitiliseks numbriks valige see, millise tulemuse muutmist te enim soovite.
      • määratlege kriitilistele numbritele väärtused  4 tasemed – suurepärane, hea, rahuldav, nadi.
• Veerg 6  Teema (Finish line and Fun)
  
  • Finish line – pane kirja konkreetne kuupäev, millal pannakse stopper kinni.
  • Eesmärk   – vaata eelmise veeru täitmise juhist. Veendu, et kvartali eesmärgi ja kriitiliste numbrite vahel oleks ühene selge põhjus tagajärg seos.  Eesmärk- kvalitatiivne muudatus, mis loob eeldused ettevõtte paremaks tulemuslikuseks kvartali jooksu ning toetab visiooni täitumist pikemas perspektiivis. Selleks võib olla nii uue toote lantseerimine, uue kliendisegmendi hõlvamine, meeskonna võimekuse parendamine jmt. Eesmärk peab olema inspireeriv, lühike ja hästi meelde jääv.
  • Tulemustabloo – leppige kokku millised võtmenäitajad ja kuidas on nähtavad meeskonna liikmetele igapäevaselt. Kui inimesed loevad punkte, siis nd mängivad teisiti – Jim Hulignes. Lisa siia oma iganädalase meeskonnakoosoleku tulemustabloo pilt ja Link rakendusele kus te tulemusi haldate.
  • Tähistamine – leppige meeskonnaga kokku, kuidas tähistate, kui saavutate eesmärgi. Soovitav, et tegemist oleks mingi meeldejääva ettevõtmisega.
  • Autasustamine / Preemia – pange lihtsalt ja selgelt kirja, mis moel saab meeskond premeeritud, kui tulemus saavutatakse. Põhimõtte on siin, üks, meeskond võidab koos, meeskond kaotab koos. Seega boonus peab olema meeskonna põhine ja meeskond kvartali lõpus hindab üksteise panust ja selle alusel jaotatakse boonuse summa.
• Veerg 7 (Who) Sinu kohustumus (sinu  isiklik kvartali tegevusplaan)
  • Kvartali eesmärk – üks kõige olulisem kvalitatiivne läbi murre, mis suurendab töötaja tulemuslikust nii kvartali tulemuste täitmisel, kui loob ka tugeva potentsiaali tulevasteks perioodideks.
    
  • Tulemusmõõdikud (Your KPI) – iga meeskonna liige tulenevalt oma rollis vastutab tulemusmõõdikute eest, mis ta peab tingimata saavutama  järgmise 90 päeva jooksul.  Tulemusmõõdikud ja nende tasemed määratletakse rollile meeskonna või meeskonnajuhi poolt.
  • Initsiatiivid  – kvalitatiivsed läbimurre, mille realiseerumisel oluliselt suureneb inimese võime tagada tema rolliga seotud tulemusmõõdikute parendamiseks. Initsiatiivid on  soovitav kirjeldada võtmetulemustena, kuna nii on lihtsam progressi mõõta ning astu neid oma nädala tegevusi planeerida-
  • Kriitilised numbrid  – 2  võtmetulemust, mis tõendavad et meeskonna liige oma eesmärgi saavutas.Mõtle läbi, mis on kõige kriitilisem võtmetulemus, mis tagab olulise läbimurde ettevõtte arengus.
    • üks tulemusele suunatud – (P/L) – tulemusmõõdik, mille muutusel on suurim mõju rolli väärtuse kasvule;
    • üks sooritusvõime parendamisele suunatud –  (B/S) – võtmetulemus, millele peab olema suunatud eriline fookus.

Päis (Inimesed – usaldusmõõdikud, Protsessid – efektiivsusmõõdikud) 

Vormi päis on sinu organisatsiooni tasakaalustatud tulemuskaart. Organisatsiooni jätkusuutlikkuse tagamiseks vaja pidevalt hoida tasakaalu asjaosaliste rahulolu ja protsesside efektiivsuse vahel.

• Visiooni realiseerimiseks on vaja teil inimesi, kes teevad ära asjad. muul juhul on teie visioon ainult loosungiks paberil. Need kaks põhikomponenti – Inimesed ja protsessid  – on kirjeldatud OPSP päises
• Tulenevalt Scaling Up metoodikast on aluspõhimõtteks, et ettevõtte jätkusuutlikuks kasvuks on vajalik suuta hoida tasakaalu  ettevõttega seotud asjaosaliste rahulolu ning ettevõtte protsesside efektiivsuse vahel. Kui siin kaotatakse tasakaal, siis võib ettevõtte jätkusuutlikus oluliselt kannatada. Tegevusmõõdikud peavad olema kõigile ettevõttes lihtsasti nähtavad ja neid mõõdetakse minimaalselt nädalases perspektiivis. Mõõdikute loetelu ja nende väärtused on kvartali eesmärgistamise protsessi üks osa. Need tulenevad meeskonna ja meeskonna liikmete võtmetulemustest.

• • Vasak leht – asjaosaliste rahulolu (Inimesed – maine käivitid/tagant tõukajad)
    • Inimesed (töötajad) – mõõdikud mis tõendavad inimeste heaolu (õnneindeks) ja pühendumust
    • Kliendid  – mõõdikud mis tõendavad klientide rahulolu meie teenuste ja teenusprotsessiga – näiteks Kept Promise indicators ja Net Promoter Score
    • Aktsionäärid – vaba raha, turuosa ja ettevõtte väärtus

Siin toimib lihtne matemaatiline valem:

Customers (raha, mida saate teenuste oma eest) – Employyes (raha, mida maksate teistele teenuse loomiseks – töötajad, hankijad, partnerid, jmt) = Aktisonärid (järele jäänud raha, mille eest teil on võimalik maksta investoritele, tagastada laenud ning kasvata ettevõtte kapitali)

• • Parem leht – protsesside tulemuslikkus (Protsess – tootlikkuse käivitid/tagant tõukajad)
    • Tootmine / Ost – protsessid, mis genereerivad kulutusi – protsesside kiirus (Lean), kulud ja kvaliteet
    • Müük  – protsessid,mis genereerivad käivet  – müügi tulemuslikkus, müügi tsükli pikkus ja muud käibe mõõdikud.
    • Arvestus – protsessid mille ülesandeks on monitorida kõiki eelnimetatud transaktsioone, nende toimivust ning efektiivsust  –   andmete asjakohasus, operatiivsus ja täpsus.

Protsesside puhul lähtutakse kahest äridünaamika põhireeglist:

• • • Reegel 1: Osta odavalt, müü kallilt
    • Reegel 2:   Areng ja kasv nõuab raha